5 Archiveringstips van een Professional voor Jouw Papierwerk

Heb je stapels papierwerk in huis zonder een goed archiefsysteem? Dan is dit misschien dé oplossing voor jou! Professioneel planner Vicky Silverthorn zweert al meer dan tien jaar bij de MultiDrawer om de huizen van haar klanten overzichtelijk en georganiseerd te houden. Vicky deelt haar eenvoudige, maar uiterst effectieve methode…

1. Verzamel

Verzamel al het papierwerk in huis en maak een plek vrij op de vloer of je eettafel (afhankelijk van hoeveel papierwerk je hebt, heb je misschien beide nodig)!

Benodigdheden:

Recyclebare zakken
Een zak voor versnipperen
Post-it briefjes
Een markeerstift
Gekleurde A4-mappen met duimuitsparing

2. Begin met sorteren

Pak je eerste stapeltje papier en ga er één voor één doorheen. Bekijk elk document snel en bepaal direct wat het is. Leg alles netjes neer en groepeer het in relevante categorieën. Gebruik post-it briefjes om eenvoudige labels te maken, zoals ‘REKENINGEN’, ‘AUTO’ of ‘GEZONDHEID’. Houd het in eerste instantie breed – subcategorieën kun je later altijd nog toevoegen indien nodig.

3. Categoriseren

Blijf je stapels aanvullen en creëer waar nodig nieuwe categorieën – het kunnen er best veel worden. Twijfel je over bepaalde documenten? Leg deze dan apart op een ‘GEMENGD’ stapel.

Voor papierwerk dat nog aandacht nodig heeft, maak je een aparte stapel met het label ‘ACTIE’. Zo houd je overzicht en weet je precies welke documenten je nog moet afhandelen.

4. Opruimen

Nu je al je papierwerk hebt gesorteerd, zou alles netjes in categorieën voor je moeten liggen.

Loop elke stapel nog eens door en verwijder wat je niet meer nodig hebt – dit kan versnipperd of gerecycled worden. Twijfel je over hoe lang je bepaalde documenten moet bewaren? Kijk dan op www.gewoonopgeruimd.nl voor advies.

Heb je papieren waarvan je denkt dat je ze waarschijnlijk niet meer nodig hebt, maar je nog niet zeker weet of je ze kunt weggooien? Leg deze dan op een aparte stapel met het label ‘ARCHIEF’. Bewaar deze in een specifieke opbergdoos met een duidelijk etiket en zet ze op een andere plek dan je dagelijkse papierwerk. Zo houd je je woon- en werkruimte overzichtelijk en vrij van onnodige documenten.

5. Label

Maak labels voor je laden op basis van de categorieën die je hebt overgehouden. Houd de indeling zo eenvoudig mogelijk door categorieën samen te voegen. Bijvoorbeeld ‘Rekeningen’ in plaats van aparte secties voor ‘Gas’, ‘Elektriciteit’ en ‘Water’. Dit maakt archiveren overzichtelijker en efficiënter.

Wil je dat bepaalde documenten extra opvallen? Bewaar ze dan in een gekleurde A4-map, zodat je ze in één oogopslag kunt vinden.

Nieuwe post voeg je altijd bovenaan de juiste lade of map toe. Zo blijft je papierwerk chronologisch geordend en ligt het meest recente document altijd bovenop.

Zorg ervoor dat je labels duidelijk en netjes zijn, zodat je documenten snel terugvindt wanneer je ze nodig hebt.

Kies een MultiDrawer in een van de vele stijlvolle kleuren om je papierwerk thuis georganiseerd te houden.